Asistent manager, care sunt responsabilitățile?

Asistent manager, care sunt responsabilitățile?

Ești în una dintre aceste etape ale carierei: tocmai ai absolvit studiile sau vrei un job nou în back-office. Ori te tentează o reconversie profesională după ani buni petrecuți într-un domeniu care nu te mai motivează. Și e firesc să fii ușor dezorientat în privința alegerii. Ce ai zice de rolul de asistent manager? Ai toate detaliile în cele ce urmează!

Primul pas este să-ți conturezi un scurt profil. Cum ești ca fel de a fi? Ce știi să faci cel mai bine și îți place? Dacă reiese că ești o persoană cu bune abilități de comunicare, planificare, organizare și ai cunoștințe bune de limba engleză, dacă îți place să relaționezi cu oamenii, jobul de asistent manager este un start bun. Sau o oportunitate de a evolua în carieră într-o companie care susține dezvoltarea ta. Prin implicare și prin interesul pentru a deprinde cunoștințe noi, poți face trecerea spre domeniul HR, spre contabilitate sau organizare de evenimente.

Descoperă care sunt responsabilitățile unui asistent manager și cum te poți califica pentru acest rol. Ai la îndemână un ghid cu oportunități de angajare în orașele mari din țară, precum și salariul mediu pentru asistent manager, pentru a lua decizii care să fie aproape de ceea ce-ți dorești în carieră.

Asistent manager
Cum ai povesti despre rolul tău celui mai bun prieten?

Misiunea ta este să preiei acele task-uri administrative ale managerului și să le organizezi, mizând în același timp pe o comunicare bună cu acesta și cu echipa. Ești omul care are ca dress code zâmbetul. E musai să întâmpini echipa, clienții, candidații cu voie bună, să găsești soluții pentru situații imprevizibile și să te pricepi să lucrezi în Excel. La tine apelează colegii pentru facturi, colete și alte treburi administrative, pe care tu ai talentul de a le rezolva cât ai clipi.

Poți lucra într-o gamă largă de industrii, de aceea și responsabilitățile aferente jobului tău pot varia. În retail, de exemplu, te poți ocupa de de plângerile clienților și de inventarul mărfurilor, în timp ce în servicii business sau în consultanță te poți ocupa relațiile cu managementul și cu personalul. Pentru a lua o decizie informată în privința viitorului job, ți-ar prinde bine să știi care sunt exact responsabilitățile tale, ca asistent manager. Le poți afla din anunțurile de joburi sau în mod oficial.

Ce cuprinde fisa de post asistent manager?

Responsabilitățile jobului de asistent manager pot varia de la companie la companie, iar unii angajatori pot adăuga chiar responsabilități noi, care poate nu țin de rolul tău.

Activități generale:

• Activităţi administrative: Realizarea de sarcini administrative zilnice cum ar fi gestionarea documentelor şi procesarea hârtiilor.
• Comunicarea cu superiorii, egalii şi subordonaţii: Asigurarea informării superiorilor, colegilor şi subordonaţilor prin telefon, în scris, e-mail sau în persoană.
• Utilizarea calculatoarelor: Utilizarea calculatoarelor sau sistemelor computerizate (inclusiv hardware şi software) pentru a programa, a introduce date sau procesa informaţii.
• Obţinerea informaţiilor: Observarea, recepţionarea şi obţinerea din surse diverse a informaţiilor necesare.

Abilități necesare:

• Înţelegerea textele scrise: Abilitatea de a citi şi de a înţelege informaţiile şi ideile prezentate în scris.
• Înțelegerea verbală: Abilitatea de a asculta și de a înțelege informațiile și ideile prezentate prin viu grai.
• Expresivitatea verbală: Abilitatea de a comunica informaţiile şi ideile prin viu grai astfel încât ceilalţi să înţeleagă mesajul.
• Expresivitatea scrisă: Abilitatea de a comunica informaţiile şi ideile prin scris astfel încât ceilalţi să înţeleagă mesajul transmis.

Aptitudini necesare:

• Înţelegerea textelor citite: Înţelegerea propoziţiilor şi paragrafelor scrise în documentele ce ţin de postul respectiv.
• Ascultare activă: Oferirea unei atenţii complete la ceea ce au de spus alte persoane, investirea timpului necesar pentru a înţelege argumentele prezentate, punerea de întrebări atunci când este necesar, şi capacitatea de a nu-i întrerupe pe ceilalţi în momente nepotrivite.
• Vorbire: Discutarea cu alte persoane pentru a transmite cât mai eficient informaţiile necesare.
• Orientare spre servicii: Căutarea în mod activ de modalităţi de a ajuta alte persoane.

Stilul de muncă

• Integritate: Postul necesită onestitate şi etică.
• Atenţie la detalii: Postul necesită atenţie la detalii şi comprehensivitate în finalizarea sarcinilor postului.
• Respectarea obligaţiilor: Să fii un profesionist pe care ceilalţi se pot baza, serios şi care îşi respectă obligaţiile.
• Cooperare: Postul necesită cooperare cu ceilalți membri ai echipei.

Cunoștințe:

• Răspunde de ordinea şi curăţenia în cadrul sediului firmei;
• Face aranjamente de ordin logistic pentru şedinţe şi întâlniri;

Abilități cerute și apreciate de angajatori

De multe ori și angajatorilor le este dificil să urmărească fișele de post, așa că simplică cerințele și urmăresc câteva abilități esențiale pentru ca o persoană să facă față rolului de asistent manager:

Comunicarea

Comunicarea verbală, comunicarea non-verbală și ascultarea activă sunt acele abilități indispensabile în rolul de asistent manager. Pentru a răspunde în mod adecvat solicitărilor diferite venite din partea colegilor, managerilor, clienților, este important să asculți activ și să clarifici anumite aspecte, prin întrebări. De asemenea, contează mult limbajul non-verbal (gesturi, mimică, vestimentație), care ar trebui să denote profesionalism, precum și abilitatea de a citi limbajul non-verbal al oamenilor, tonul vocii și expresiile faciale, pentru a-ți ajusta mesajul și stilul de comunicare.

Colaborarea/Lucrul în echipă/Leadership-ul

O bună parte din rolul tău implică colaborarea cu oamenii din echipe, răspunsul la întrebările și solicitările lor administrative. Va trebui să gestionezi situațiile pe care aceștia ți le prezintă, să găsești soluții pentru a îmbunătăți condițiile de lucru din companie, să delegi sarcini pentru ca anumite task-uri administrative să fie gata la timp (de exemplu, menținerea legăturii cu experții contabili sau cu experții în legislația muncii și prezentarea unor situații noi întâmpinate în salarizare sau administrare de personal). Ești practic un lider în echipă și trebuie să acționezi ca un model.

Abilitățile interpersonale

Ești omul de legătură cu echipa, managerii, clienții, iar oamenii se așteaptă să fii cooperant, empatic, sociabil și echilibrat. Doar printr-o bună gestionare a emoțiilor, poți face față acestui rol, în care zilele și situațiile nu sunt deloc similare, și uneori nici previzibile, relaționezi cu oameni noi și toți se așteaptă să ai o abordare profesionistă și umană.

Abilități de rezolvare a problemelor

Situațiile imprevizibile sunt parte din jobul tău, de aceea contează să nu acționezi impulsiv în rezolvarea lor, chiar dacă deadline-ul e foarte strâns. Încearcă să aduni cât mai multe informații, analizează situația și identifică soluții. Cântărește avantajele și dezavantajele unei posibile decizii și alege în cunoștință de cauză!

Abilități hard

Superputerea ta este Excelul și toate formulele menite să facă mai ușoare calculele. Dar este util să știi cum funcționează un sistem POS, în cazul în care ai de încasat bani pentru anumite servicii ale companiei.

Cum te poti pregăti pentru a deveni asistent manager

Urmează cursurile de calificare

Te poți califica pentru jobul de asistent manager cu studii medii sau superioare în economie, administrație, management.

Deprinde experiență relevantă

Rolurile de asistent manager sunt de obicei adresate persoanelor entry-level sau cu 2-5 ani de experiență. Tot ceea ce trebuie să faci pentru a te califica este să-ți actualizezi CV-ul și să notezi abilitățile necesare pentru a te califica pentru acest rol. Asigură-te că la interviu ai o abordare și o vestimentație care denotă profesionalism. Este primul pas pentru a începe să lucrezi în acest rol și să deprinzi experiență.

Obține certificări

Deși nu sunt obligatorii, îți oferă un plus pentru a te califica pentru jobul dorit. Îți poți lua certificări în management, administrație, în contabilitate, poți urma traininguri în leadership, în gestionarea relațiilor interpersonale, gestionarea conflictelor.

Actualizează CV-ul

Fiind concentrat pe deprinderea noilor abilități și cunoștințe, poți omite cel mai important aspect: actualizarea CV-ului cu noile realizări: cursuri, experiență, traininguri. Numai cu un CV actualizat și nișat pe jobul la care aplici poți avea succes.

Aplică la joburile de asistent manager

Pe rabota.md , delucru.md vei găsi peste 300 de joburi pentru asistent manager. Cele mai multe sunt dedicate nivelului de experiență mid-level, fiind urmate de joburile pentru nivelul entry-level și se regăsesc în orașele mari precum Chișinău, Bălți, Orhei, Cahul. Angajatorii apreciază la viitorul asistent manager abilitățile soft precum comunicarea, organizarea, prioritizarea, managementul timpului. Foarte importante sunt și limbile străine cunoscute, engleza fiind obligatorie pentru multe joburi de asistent manager.