Office manager – definiţie, atribuţiile postului

Office manager – definiţie, atribuţiile postului

Office manager definiţie

Office manager este persoana care răspunde de organizarea şi coordonarea activităţilor dintr-un sediu de firmă (office) pentru atingerea unei eficienţe organizaţionale maxime. Un office manager mai este numit şi administrative service manager – manager serviciu administrativ. De regulă, un office manager se subordonează directorului executiv. O persoană încadrată pe postul de office manager trebuie să aibă abilităţi dezvoltate de lucru cu oamenii, să fie experimentată în rezolvarea unor sarcini administrative şi de birou şi să deţină cunoştinţe avansate de utilizare a pachetelor software din categoria MS Office.

În general, pentru a ocupa funcţia de office manager este necesară o experienţă de 3 la 5 ani ca administrative assistant şi o diplomă în domeniul bussines administration. Un office manager trebuie să fie foarte bine organizat, flexibil şi să îi placă sarcinile administrative. Atribuţiile pe care le are un office manager pot diferi substanţial funcţie de dimensiunea organizaţiei în care acesta activează. De exemplu, un office manager în cadrul unui mic birou de avocatură, poate avea numai atribuţii de întâmpinare a clienţilor, de programare a întâlnirilor şi de facturare.

Office manager – fisa postului

Atribuţiile generale din fisa postului pentru un office manager pot fi următoarele:

• Administrează şi coordonează toate activităţile din cadrul sediului firmei (office);
• Crează şi implementează politicile din cadrul sediului firmei (office);
• Monitorizează personalul din cadrul sediului firmei;
• Menţine ordinea şi disciplina în cadrul personalului;
• Întocmeşte programul de lucru lunar precum şi programarea concediilor de odihnă;
• Rezolvă conflictele dintre angajaţi;
• Evaluează performanţele personalului;
• Obţine aprobări privind diverse situaţii apărute în cadrul office;
• Colaborează cu departamentul resurse umane la crearea de politici şi proceduri pentru recrutarea, consilierea şi instruirea personalului;
• Administrează echipamentele de birou şi încheie contracte de service şi mentenanţă pentru acestea;
• Întocmeşte şi actualizează inventarul cu obiectele şi materialele din cadrul sediului firmei (office);
• Pregăteşte şi transmite corespondenţa în numele firmei;
• Primeşte şi plăteşte facturile de utilităţi, materiale de birotică şi consumabile;
• Relaţionează cu proprietarul imobilului în care se află sediul firmei, cu poliţia, cu pompieri, cu firmele de pază şi intervenţie;
• Se asigură de faptul că angajaţii au toate materialele necesare pentru o bună desfăşurare a activităţii;
• Face prognoza privind achiziţia de diverse materiale;
• Răspunde de ordinea şi curăţenia în cadrul sediului firmei;
• Face aranjamente de ordin logistic pentru şedinţe şi întâlniri;

Office manager – deprinderi şi calificări necesare

Datorită sarcinilor destul de complexe ce necesită capacitate de analiză şi coordonare, pentru ocuparea unui post de office manager sunt necesare studii superioare (dar nu întotdeauna) cu diplomă de licenţă în domeniul bussiness administration. Majoritatea angajatorilor solicită o vechime de minimum 3-5 ani într-un post din aceeaşi familie de posturi. Competenţele şi deprinderile solicitate pe piaţa muncii pentru un post de office manager sunt următoarele :

• Minim 3 ani vechime într-un post de administrare dintr-un sediu de firmă (personal assistant, executive assistant, project manager);
• Să demonstreze integritate morală, seriozitate, responsabilitate, tact, diplomaţie, un raţionament corect şi confidenţialitate;
• Să aibă abilităţi dezvoltate de comunicare atât oral cât şi în scris;
• Să aibă un comportament flexibil;
• Să fie capabil să dezvolte relaţii interpersonale (în limba maternă precum şi într-o limbă de circulaţie internaţională);
• Să aibă abilităţi şi experienţă organizatorică, capacitatea de a lua decizii şi a rezolva diverse probleme;
• Să aibă capacitate de planificare şi prioritizare;
• Să aibă atenţie distributivă;
• Să fie motivat şi eficient;
• Să aibă o bună capacitate de luare a deciziilor;
• Să aibă abilităţi dezvoltate de management a stresului precum şi a timpului;
• Să deţină cunoştinţe solide de limbi străine (engleză, franceză, germană, japoneză, etc);
• Să cunoască bine o suită software de genul Microsoft Office;
• Să deţină cunoştinţe bune în domeniul TIC.